通禁オフィス

高生産性仕事場システム

5.なぜ複数のファイルを束ねて一つのコンテンツとするのか

それは他人が作ったファイルを含めて容易に探せて、最新が容易にわかることが目的です。
それは生産性に大きく関わる“探し事”を早めたり“重複作業”を少なくできるからです。

作った資料がいかに共有できるかが生産性に大きく関わります。同じような内容の見積書や提案書は、担当者ごとに毎回ゼロから作るか、前例から作るかでは明らかです。しかし情報を共有するには自分だけがうまく整理ができても意味がありません。管理方法をルール化しても結果的に一元化できずに終わっているケースは少なく無いのではないでしょうか。

整理上手な人に合わせるのではなく、下手な人に合わせた管理、即ち誰でも容易に取り出せて書き込みできる情報管理方法が「通禁オフィス」のコンテンツ管理なのです。それは、今や当たり前となったブラウザによる検索で情報を得るのと同じです。違うのは情報を取り出すだけでなく膨大なデータの中に書き込む際のシステム化されたルールです。決定的なのは履歴を残している点で、上書きはしないで常に追加し、削除しても履歴として残します。
また、利用者ごとにカテゴリを辞書化して容易に取り出す仕組みの活用も可能です。例えば「見積書」とか「契約書」を辞書化して書き込む際に紐づけすることで同じ内容の情報を容易に取り出す仕組みです。複数のファイルを束ねる整理法は同じテーマの写真やファイルをまとめる方が探し易い上、一度に大量のデータをメールに添付して外部に渡す場合にも便利です。

「最強の整理術は時系列である」とあの早稲田大学教授の野口悠紀雄氏が言われているように、「通禁オフィス」でもデータのすべてを時系列で管理するから常に最新が上にあり、探すのが容易です。また、お客様と紐づけて書き込むと、お客様毎の時系列情報にも表示することができます。