２．なぜシステム化するのか

本業では散々システム化して効率化をしてきました。しかし、日常業務は報連相をはじめ仕事も多岐に渡るため、アナログの仕事とされシステム化など考えもしてこなかったのです。しかし、膨大なデータを蓄積して活用する時代となり、アナログの仕事とされてきた日常業務も、デジタル化してルールをシステム化して目的とする結果を得られるようになったからです。

では｢通禁オフィス｣がシステム化している幾つかをご紹介します。
①どこの会社にもルールはあっても守らない社員は居ます。営業がお客様と交わした名刺情報は、会社にとって貴重な情報だから関係者間で共有するために必ず登録しましょう。とするルールはあっても守らないで営業の机の中に仕舞われるケースは少なくありません。これをシステム化すると、登録していない先へのメールもFAXも送れない上、上司への報告もできません。報告ができなければ仕事をしたことになりません。

②情報の流出を防止するため、大切なファイルには暗号化してメール添付し、別メールでそのパスワードを送るルールがあっても、分かっていてもやらなかったり、うっかりミスで送ってしまったりします。こうしたケースにも、システムが自動的に社内間ならどこであれ、メールではなく早くて安全なメッセージで送信します。お客様へのメールで送る場合でも、ファイル添付ではなくコンテンツ添付にしたり、どうしてもファイル添付する場合にもワンタイムパスワード送信することで、自動的に暗号化しパスワードも別メールで自動送信します。

これはシステム化したほんの一例です。