これはこだわりと言うより、今の時代に仕事情報を一元管理して活用しない手はありません。
一元化して管理するから｢働き方改革｣を実現するための多様な働き方を可能にし、生産性を高め、コストの削減や情報の安全性を解決することができる。といったいいこと尽くしだからです。無料のサービスを利用したり、便利だからといって仕事の一部にツールを利用するケースをよく聞きますが、①多様な働き方、②生産性向上、③コスト削減、④情報の安全性担保が本当にできるのでしょうか？
下手をすると会社の利益にはならずに情報流出漏洩のリスクを高めるだけになり兼ねません。
また、情報は管理したり共有したりするだけでは得るものが限られます。
情報は連携して活用してはじめて先の４要素を可能にします。
もちろん一元管理するには、今の仕事のやり方そのものを変える必要があるので、ハードルがどうしても高くなることは否めません。オフィスの場所を移したと思えば同じです。
｢働き方改革｣は、あたかも働く人のためのように報じられていますが、実は経営者にとって最大の改革です。
働く人には経営者も含まれます。経営者自身の時間に縛られない仕事は自分自身の生活を豊にします。
何より一挙にペーパレス化できる点も大きなメリットです。
では、｢通禁オフィス｣で情報を連携して得られるメリットを幾つかご紹介します。
例えば、
①スケジュールと受信メールを連携させると、受信したメールから日時をドラッグするだけでスケジュール登録できます。スケジュールの登録が非常に簡単だし、後にスケジュールを見る時、予定を入れた理由が詳しく分かります。通常スケジュールを登録する場合、日時、件名、内容、場所等を入力しますが、メールと連携させるとそれをわざわざ入力する必要がなくなります。
②スケジュールとファイル情報を連携させると、訪問先で説明やプレゼンをするのにスケジュールから行うことができ、後々に訪問した時の説明内容や提出した資料を見直すこともできます。
③スケジュールとお客様情報を連携すると、訪問の途中でお客様とのやり取りを、送信メールや受信メールから前に訪問した内容などを時系列に瞬時に確認することができます。これは、担当者の急な入院や退職にもお客様との関係を後続者に容易に引き継ぐことができます。
情報連携ではスケジュールとの連携が最も多く、それによる作業効率は計り知れないものがあります。
それだけではありません、仕事情報を連携させると、なにより大方の操作がタップやクリックだけで容易に行うことができます。また、何もしなくても仕事で使われた時間が、部門別、プロジェクト別、お客様別、担当者別に見える化できます。情報連携は、これまで得られなかった情報を得ることで管理者判断を強力に支えることができます。